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今回は、「ZoomのWeb研修会の際にグループワークを実施する予定です。その際の資料作成をどのようにしてもらえば良いでしょうか？」という質問に答えたいと思います。
・ZoomのWeb研修会でグループワークを実施する予定の運営者
・Googleドキュメントの使用方法を知りたい方
Web研修会のグループワークならGoogleドキュメント
Web研修会でグループワークを行う機会が少しずつ増えてきたのではないでしょうか。
そんな時、グループワークの資料をどのように作成してもらえばいいのだろうかと悩むこともあるかと思います。
すぐに思いつく方法としては、参加者の一人がWordファイルを開いて、そのWordファイルを画面共有する方法かと思います。
確かに、簡単です。
しかし、この方法の場合はあくまで一人の画面を共有しているだけですので、誰かがずっと書記を担う必要があります。
では、何か良い方法はないのか？
課題ごとに書記が交代できて、参加者の意見を同時に記録していく方法はないのか？
あります。
Googleドキュメントを使用すれば、スピーディかつ多様な意見を抽出することができます。
しかも、書記を簡単に回していくことができます。
以下に、使用方法を記載します。
その前に、ZoomでWeb研修会を開催する方法についてはこちらをご確認ください。
Googleドキュメントとは
Googleが無料で提供しているウェブブラウザ内で動くオフィスソフトのことです。
- いつでも、どこからでもドキュメントにアクセス可能
- 共同作業でもっと便利になる
- ”保存”を押す必要がない
- Wordに対応している
Googleドキュメントなら、いつでも、どこからでもアクセス可能
これがとても便利です。
GoogleドキュメントはGoogleドライブというクラウドストレージにデータが保存されていますのでインターネットにさえ繋がればいつでも、どこでもアクセスすることができます。
※クラウドストレージとは、インターネット上にファイル保存・共有できるように設計されたサービスのことであり、オンラインストレージと呼ばれることもあります。有名なものとしては、DropboxやOneDriveなどがあります。
しかも、インターネット上のソフトウェアを使用するため、自分のパソコンに特別なソフトウェアをインストールする必要がなく、無料で使用できます。
共同作業でもっと便利になる
Googleドキュメントは、共同で作業することができます。
イメージしやすいように表現すると、ひとつのWordファイルをみんなで、同時に編集できるということです。
まさに、Web研修会のグループワークに最適な機能です。
”保存”を押す必要がない
Googleドキュメントは、編集中に自動で保存をしてくれるので改めて、保存のボタンを押す必要がありません。
Wordに対応している
おそらく、日本でもっとも普及しているオフィスソフトはWordではないでしょうか。
このMicrosoftのWordに、作成したGoogleドキュメントが対応しているのが便利です。
ここから、実際の使い方について図を用いて説明します。
Googleドキュメントの使用方法
- Googleアカウントを取得する
- Googleドキュメントを開く
- ドキュメントを新規作成する
- メンバーで共有する
- ドキュメントを編集する
Googleアカウントを取得する
多くの方が既にアカウントを所有しているのではないかと思いますが、もし未取得であれば、初めにGoogleアカウントを取得しましょう。
無料で取得できます。
Googleドキュメントを開く
アカウントが取得できたら早速Googleドキュメントを開いてみましょう。
Google画面の右上をクリックして、下へスクロールするとこのようなノートマークがあります。
これがGoogleドキュメントです。
ドキュメントを新規作成する
次に、ドキュメントを新規作成してみましょう。
新しいドキュメントを作成の空白を選択します。
すると、Wordファイルのような白紙が表示されますのでここに文字を入力することができます。
研修会での課題が決まっている場合は、あらかじめ書式を作成しておきましょう。
メンバーで共有する
ドキュメントを共有する方法は2種類あります。
直接ドキュメントを共有する方法とGoogleドライブのホーム画面から共有する方法です。
直接ドキュメントを共有する方法
直接ドキュメントを共有する際には、右上にある共有をクリックします。
共有する前に無題のドキュメントに名前を付けましょうと表示されますので必要に応じて名前を付けます。
スキップすることもできます。
そして、次が重要です。
この画面で、共有する方法を設定します。
Web研修会のグループワークであれば、リンクを知っている全員にするのが良いです。
このように設定しておけば、このファイルのこのURLを知っている場合のみ共有することができることになります。
ここで必ず「閲覧者」ではなく「編集者」に変更するようにしてください。
デフォルトでは閲覧者としての共有になっていますので「編集者」に変更するのを忘れないようにしましょう。
最後にリンクをコピーします。
ホームに戻るときには左上のノートマークをクリックします。
ドキュメントのホーム画面です。
これで共有するための準備が完了です。
Googleドライブのホーム画面から共有する方法
Googleドライブのホーム画面から共有する方法は、フォルダごと共有する際に便利です。
まずは、左上の三本線をクリックします。
次に、ドライブをクリックします。
すると、Googleドライブのホーム画面になります。
ここで、右クリックをすると新しいフォルダを作成することができます。
フォルダの名前を付けます。
これでフォルダの完成です。
今回は、グループワークという名前にしました。
このフォルダ内にドキュメントを作成する場合には、左上の新規をクリックして、ドキュメントを選択します。
なお、この画面からはドキュメント以外にもスプレッドシートやフォームを作成することができます。
また、既に作成済みのドキュメントをフォルダに移動させたい場合は、移動させたいドキュメントをドラッグ&ドロップで移動することが可能です。
フォルダごと共有する際には、フォルダの上で右クリックします。
そして、共有を選択します。
先ほどと同じようにリンクを取得します。
この際、リンクを知っている全員に変更するのを忘れないようにしましょう。
ここでも必ず「編集者」に変更するようにしてください。
デフォルトでは閲覧者としての共有になっていますので「編集者」に変更するのを忘れないようにしましょう。
ドキュメントを編集する
ドキュメントを共同で編集するためには先ほどコピーしたURLをドキュメントを共有したい相手に通知する必要があります。
今回は、ZoomでのWeb研修会を想定していますのでZoomのチャットから通知すると良いでしょう。
なお、チャットから共有用URLを通知する場合に、一度Zoomから退室してしまうとチャットがすべて消えてしまうので再度URLを送り直す必要があります。
予期せぬ理由（ネット環境の影響など）で退室してしまった際はご注意ください。
このように、各グループがどのURLをクリックすれば良いかを明確にしておくと親切です。
また、事前に資料をメールで添付する場合には、グループワークで作成する資料のURLを課題毎に記載し、リンク付けしたPDFファイルを用いると良いでしょう。
共同で編集する画面はこのような感じです。
誰かが編集している場所にはカーソルが表示されます。
編集者の名前は匿名となり、アヒルやアリクイなどの名前が付与されます。
また、共同編集者はGoogleアカウントにログインする必要はありません。
最後に、研修会が終了したらフォルダまたはファイルの共有を解除しておくようにしましょう。
リンクを知っている全員から、制限付きへ。
これで、他の方が編集することができなくなります。
他にも、Googleスプレッドシート（Excelに対応したもの）や音声入力など便利な機能はまだまだありますが今回はここまでにしたいと思います。
GoogleドキュメントをWeb研修会で使用する際の注意点のまとめ
Web研修会でGoogleドキュメントを使用する際の注意点をまとめておきます。
- 他者の記載内容を上書きしないようにすること
- コピー＆ペーストの際には貼り付け位置に注意すること
- 共有する際には、「リンクを知っている全員」に変更するのを忘れないようにし、必ず「編集者」に変更すること
- チャットから共有用URLを通知する場合に、一度退室した人はチャットが消えてしまうので再度URLを送り直す必要があること
- 研修会の終了後にはドキュメントの共有を解除すること
以上です。
今回は、「ZoomのWeb研修会の際にグループワークを実施する予定です。その際の資料作成をどのようにすれば良いでしょうか？」という質問に対して、Googleドキュメントを使用すると便利です。と回答させていただきます。
